¿Qué es una memoria de sostenibilidad?

Una memoria de sostenibilidad es un informe corporativo que describe cómo una empresa gestiona los temas ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) relevantes para su negocio. También puede denominarse informe ESG, informe de sostenibilidad o declaración de sostenibilidad, pero el objetivo sigue siendo el mismo: presentar datos, políticas, resultados y objetivos de forma organizada y verificable.

Ejemplos de información incluida en las memorias de sostenibilidad son el consumo de energía, las emisiones de gases de efecto invernadero, la gestión de residuos, la formación, la diversidad, la cadena de suministro y la ética empresarial. El contenido depende del perfil de la empresa, su sector, el alcance del informe y el estándar de reporte elegido.

La diferencia entre una memoria de sostenibilidad y la comunicación ESG genérica radica en el nivel de método. Una página web o una presentación comercial pueden describir iniciativas individuales. Una memoria de sostenibilidad debe explicar qué temas se consideraron, qué datos se utilizaron, de dónde procede la información y cómo cambió el desempeño a lo largo del periodo reportado.

Por ejemplo, afirmar que el consumo de energía ha disminuido tiene un valor limitado si la empresa no indica el periodo, los centros incluidos, los datos de referencia y el método de cálculo. En una memoria de sostenibilidad, ese de resultado debe estar vinculado a un indicador, una fuente interna y una comparación temporal clara.

Este enfoque también hace que el informe sea útil para la gestión empresarial. Cuando la información ESG se recopila de forma continua, las empresas pueden comparar centros o departamentos, identificar ineficiencias, responder más rápido a los cuestionarios de los clientes y prepararse con mayor eficacia para futuras obligaciones normativas.

Para las empresas que desean estructurar este trabajo de forma continua, un software de memorias de sostenibilidad puede ayudar a centralizar datos, evidencias, estándares y responsabilidades en un único entorno de trabajo.

¿Quién debe elaborar una memoria de sostenibilidad: obligatoria o voluntaria?

La pregunta de «¿quién debe elaborar una memoria de sostenibilidad?» depende de dos elementos: las obligaciones normativas y las peticiones del mercado. En Europa, la principal referencia es la CSRD (Directiva sobre informes de sostenibilidad corporativa), que amplió el alcance de los informes de sostenibilidad de las empresas en comparación con el marco anterior.

Con las últimas actualizaciones introducidas por el paquete Ómnibus, la obligación de informar a nivel individual se ha reducido a las empresas que superan ambos umbrales: más de 1.000 empleados y más de 450 millones de euros de cifra de negocios neta. Estas empresas deben elaborar su memoria de sostenibilidad de acuerdo con los ESRS (Estándares Europeos de Información sobre Sostenibilidad).

Las empresas ya incluidas en la primera fase de la CSRD, es decir, las grandes entidades de interés público con más de 500 empleados que ya estaban sujetas a los requisitos anteriores de información no financiera, comenzaron a reportar sobre el ejercicio financiero 2024, con publicación en 2025.

Para las demás grandes empresas que entran en el nuevo alcance de la CSRD, la aplicación se ha pospuesto dos años mediante la Directiva «Stop-the-clock». Esto significa que el primer ciclo de reporte obligatorio cubrirá el ejercicio financiero 2027, con publicación en 2028. Las pymes cotizadas, que inicialmente se preveía incluir en una fase posterior de la CSRD, también se han visto afectadas por el aplazamiento y por la reducción del alcance normativo.

Junto a las obligaciones directas, muchas empresas elaboran memorias de sostenibilidad de forma voluntaria. Este puede ser el caso de las pymes, proveedores de grandes grupos, empresas que reciben cuestionarios ESG de clientes o bancos, o negocios que desean empezar a medir su desempeño ambiental, social y de gobernanza de una manera más estructurada.

In estos casos, el informe no responde a una obligación legal, sino a la necesidad de proporcionar datos fiable y coherentes. Por ejemplo, para una pyme que suministra a un gran grupo, el informe ESG puede ser relevante incluso sin una obligación normativa directa: el cliente puede solicitar datos sobre emisiones, consumo de energía, políticas laborales, seguridad, gobernanza o gestión de proveedores.

Para la elaboración de informes voluntarios, las empresas pueden utilizar estándares menos exigentes que los ESRS, como el VSME o los Estándares GRI. Algunas empresas que no están legalmente obligadas a reportar deciden utilizar los ESRS, o acercarse progresivamente a su estructura, especialmente cuando esperan entrar en el alcance de la CSRD en el futuro, pertenecen a un grupo más grande o reciben solicitudes de ESG muy detalladas.

Para las empresas que están empezando, el informe voluntario puede ayudar a construir una primera base de datos ESG. El alcance puede ser gradual: centros principales, consumo de energía, emisiones de Alcance 1 y Alcance 2, datos de la plantilla, salud y seguridad, políticas de gobernanza e información clave de la cadena de suministro. El primer año suele utilizarse para entender qué datos existen, quién los posee, qué tan fiables son y qué información falta.

Cuando el informe también incluye el cálculo de emisiones, un software de huella de carbono puede ayudar a recopilar datos de emisiones, calcular el Alcance 1, Alcance 2 y Alcance 3 y mantener la trazabilidad de las fuentes utilizadas.

ESRS, VSME y GRI: ¿qué estándar deben elegir las empresas?

La elección del estándar depende, en primer lugar, del objetivo del informe. Si la empresa está sujeta a la CSRD, la referencia son los ESRS. Si el informe es voluntario, la elección puede ser más flexible y depender del tamaño de la empresa, el sector, las solicitudes externas y la madurez de los datos disponibles.

Los ESRS son adecuados para las empresas obligadas a informar según la CSRD o para aquellas que desean prepararse para un reporte más estructurado. Requieren un alto nivel de detalle y conectan la sostenibilidad con los impactos, riesgos, oportunidades, gobernanza, métricas y objetivos. Para una empresa que no está legalmente obligada a reportar, pueden ser útiles, pero solo si el nivel de trabajo requerido es manejable para los equipos internos.

El del VSME es más adecuado para pymes no cotizadas y empresas que desean elaborar un primer informe voluntario con una estructura más proporcionada. Permite a las empresas partir de información esencial y responder con mayor claridad a las solicitudes de clientes, bancos o socios comerciales, sin adoptar inmediatamente un marco diseñado para grandes empresas.

Los Estándares GRI pueden ser una buena opción para las empresas que desean utilizar una referencia reconocida internacionalmente. Son especialmente útiles cuando el informe debe explicar los impactos de la empresa de una manera comprensible fuera del perímetro regulatorio europeo, o cuando la empresa ya cuenta con un historial de informes voluntarios basados en este estándar.

La elección final también debe considerar la capacidad de la empresa para recopilar datos fiables, actualizar la información a lo largo del tiempo y mantener la coherencia entre los informes, cuestionarios ESG, peticiones de clientes y comunicación externa. Un estándar demasiado complejo puede ralentizar el trabajo; uno demasiado básico puede no ser suficiente para solicitudes más avanzadas.

Balance social y memoria de sostenibilidad: ¿cuál es la diferencia?

Balance social y memoria de sostenibilidad se utilizan a menudo como expresiones similares, pero no se refieren al mismo documento. La diferencia afecta tanto al alcance del contenido como a las normas de aplicación.

Un balance social está tradicionalmente vinculado a la presentación de informes sobre el valor social generado por una organización. En Italia, sin embargo, para ciertas entidades no es solo una opción voluntaria: es una obligación bajo la regulación del Tercer Sector y las empresas sociales.

En particular, el balance social es obligatorio para las Entidades del Tercer Sector con ingresos, rentas, rendimientos o cobros superiores a 1 millón de euros. Debe elaborarse de acuerdo con las Directrices del Ministerio de Trabajo italiano, presentarse en el RUNTS y publicarse en el sitio web de la entidad. La obligación se aplica también a los Centros de Servicio de Voluntariado, independientemente de su dimensión económica.

El balance social es también obligatorio para las empresas sociales, incluidas las cooperativas sociales y sus consorcios, que adquieren automáticamente la condición de empresa social. En este caso, el documento debe presentarse en el Registro de Empresas y publicarse en el sitio web de la organización, en consonancia con las normas sobre las empresas sociales.

Por su parte, una memoria de sostenibilidad es el documento a través del cual una empresa reporta su información ESG más amplia: medio ambiente, personas, gobernanza, riesgos, objetivos y desempeño. Para las empresas sujetas a la CSRD, sigue las normas de la presentación de informes de sostenibilidad europeos; para las empresas que no están legalmente obligadas a reportar, puede elaborarse de forma voluntaria eligiendo el estándar que mejor se adapte a su perfil.

Para una empresa con fines de lucro, la diferencia práctica es esta: el balance social es relevante principalmente cuando la organización entra en las categorías cubiertas por las normas del Tercer Sector o de la empresa social; la memoria de sostenibilidad es la referencia más adecuada cuando el objetivo es reportar el desempeño ESG a clientes, bancos, inversores, grupos industriales o socios comerciales.

Cómo empezar a elaborar una memoria de sostenibilidad

Para empezar a elaborar una memoria de sostenibilidad, el primer paso es definir el alcance del informe. La empresa debe aclarar qué entidades legales, centros, actividades y periodos se incluyen en el informe. Esta elección afecta a los datos que se recopilarán, los departamentos implicados y la posibilidad de comparar los resultados en los años siguientes.

El segundo paso es el estándar de reporte. Una pyme no obligada puede considerar un informe voluntario alineado con el VSME. Una empresa sujeta a la CSRD debe reportar de acuerdo con los ESRS. Una empresa que desee mantener un enfoque internacional puede considerar los Estándares GRI, especialmente si ya tiene experiencia en la elaboración de informes o tiene partes interesadas familiarizadas con ese marco de trabajo.

El tercer paso es el mapeo de datos. Antes de redactar el informe, la empresa debe comprender qué información ya tiene y qué falta. Los datos se pueden encontrar en facturas de servicios públicos, sistemas de gestión, hojas de cálculo, documentos de recursos humanos, registros de seguridad, software de calidad, cuestionarios de proveedores o informes ambientales. Sin este mapeo, el proceso de reporte corre el riesgo de volverse manual y fragmentado.

El cuarto paso es la asignación de responsabilidades. Cada área de negocio debe saber qué datos debe proporcionar, con qué frecuencia y con qué evidencia documental de apoyo. Esto reduce el riesgo de recopilar información en el último minuto, sin control sobre la fuente o la calidad de los datos.

El quinto paso es la elaboración del informe. En esta fase, la empresa puede organizar los contenidos, indicadores y comentarios de manera coherente. El documento debe explicar el desempeño sin sobrecargar al lector, distinguiendo entre datos consolidados, objetivos, acciones ya iniciadas y áreas que aún necesitan mejorar.

El software de memorias de sostenibilidad puede ayudar especialmente en la recopilación, control y actualización de datos. El beneficio radica en la capacidad de centralizar la información ESG, conectarla con los estándares seleccionados, mantener evidencias trazables y reducir el trabajo repetitivo de un año a otro.